2012年03月26日

すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術

すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術

すべての仕事を紙1枚にまとめてしまう整理術
高橋政史/著(クロスメディア・パブリッシング) 2011年


【概要】
すべてのことをシンプルに紙1枚にまとめてしまおうという画期的な本。
次の7つのフォーマットが紹介されている。

Format 1
 3分間でどんな難題も整理でき、思考力や仮説力を磨く「Sの付箋」
 「誰の?」「何が?」「どのようにして?」「どうなった?」「で、要は何が言いたいの?」

Format 2
 電車の中などの隙間時間でプレゼン資料が完成する「16分割メモ」
 うすい水色や緑で枠を書くことによってアイディアが出て来やすくなる。

Format 3
 1冊15分で、本の内容をまとめてしまう「キラー・リーディング」

Format 4
 3tトラック1台分の資料を4畳半にスリム化した「1枚引継ぎマップ」
 これは要するにマインドマップ。

Format 5
 会議時間が1/2になる「マッピング・コミュニケーション」

Format 6
 企画書や報告書がロジカルに変わる「1・2・3マップ」
 「1メッセージ」「2W1H」「3の法則」

Format 7
 説得力のあるプレゼンができる「物語プレゼンテーション」



【所感】
読みやすい文章であっという間に読めるが、それを自分のものにするにはフォーマットに沿って何枚か実際に書いてみる必要がある。

「16分割メモ」は今使ってるA6キャンパスノートに線を5本引くだけで使えるからとても簡単だ。適当な紙に書いてもいい。

「キラー・リーディング」も面白そうなシステムだ。質問から入った読書などに効果を発揮するだろう。石井貴志氏の「1分間リーディング」との使い分けが必要。

「1・2・3マップ」をさっそく使ってみた。1つのプロジェクトについて、思いつくままに埋めていったのだが、実に見やすい表があっという間に出来上がった。

「物語プレゼンテーション」は小説を書くときにも使えそう。オープニングとエンディングがあって、間の第二幕には3つの壁(困難)が待ち受けている。それを乗り越えることでエンディングに向かうわけだ。


【抜粋】
●そもそも整理とは何か。端的に言えば、「複雑なことをシンプルにする」こと。これが整理の本質です。(p.14)

☆まさにこの一言に尽きる。


●この上司は何をしたか? それは、問題に対しての仮説をつくり、それに沿って素材を分け、重要な素材を見極め、捨てる素材を決めていったのです。そのステップを踏んだだけで、何をどうしたらいいかわからない、先がまったく見えない状態から一気に抜け出すことができました。(p.28)

☆仮説を立てれば仕事は早くなる。この仮説を立てるためのメソッドが「Sの付箋」で、どんな仕事をやるときにも必ずやっておくべきツールだという。


●まず本を読む前に、キラー・リーディングに必要な第1ステップは「問い」です。「問い」とは、著者に聞きたいこと、その本を読むことで得たい目的のことです。(中略)「問い」はより具体的にする必要があります。「問い」の設定は、たとえるならGoogleの検索キーワードを入力するのと同じことです。(p.68-69)

☆「キラー・リーディング」では、著者に何を問うかが全て。「Google検索」のイメージ。
「問い」を設定したら、5分間で16個のキーワードを抜き出し、残りの10分でザーッと読みながらキーワードを3つに絞り込む。そして最後に1メッセージを導き出して終了。


●創造より「退屈」。仕事の成果を上げたければ、仕事はルーティン(繰り返し)化する。仕事のほとんどがルーティン化、つまり朝会社にやってきてやることが決まっていて、それを決まったやり方でやっていると、勝手に成果が上がる退屈な組織である必要がある。と、ドラッカーは言っています。(p.77)

☆時間割を作って失敗するのは、せっかくノってきたときに中断して他の事に取り掛からなければいけないからだが、時間はアバウトでやる順序だけを決めていればルーティン化できるかもしれない。


●「全部を今ここで話してくれ」。これは豊田喜一郎氏のひと言です。アメリカの自動車産業の視察からもどった喜一郎氏の友人の学者が「くわしくは報告書にまとめて提出するから」と言ったことへの返答です。(p.138)

☆ついつい後で時間を取ってまとめようと思うけど、できるだけ早くその場で対処することによって回転が速くなる。そのためのフォーマットが「1・2・3マップ」。このマップを一瞬で描けるようになっておくととっさのときに役に立つ。「1メッセージ」を中心に描き入れ(相手に一番伝えたいこと、提案、キャッチコピーなど)、「2W1H」(What? Why? How?)を「3の法則」で埋めて、最後に「で、何からやればいいの?」という答えを「1action」に入れる。


●映画『ジョーズ』のひと言は、「美女がサメに襲われる映画」というものでした。(p.173)

☆一番伝えたいことをたった1つに絞込み「1メッセージ」にする。いいプレゼンはひと言で伝わる。
紹介文にも使える。「○○(自社の商品)」を1メッセージで言うと?
そのメッセージがありふれたものではなく、オリジナリティにあふれ、興味を惹き付けるようなものだと最適。


【アクションプラン】
・7つのフォーマットのスキルを身に付ける。それぞれ最低1枚は書いてみる。

・「キラー・リーディング」を毎日やってみる。1日1冊15分。専用のノートを作ってみるのもよろしかろう。後から見るために作るのではなく、練習帳というか、訓練的な意味合いで。30枚綴じで60ページ、約2ヶ月。


【評価】
評価:★★★★☆
こんな人に、こんな時におすすめ:
応用するのは自分次第。そのために基本となるシンプルなフォーマット。
このフォーマットを自分で1から完成させる手間を考えるとすごくお得感がある。
フォーマットを完全に自分のものにするまではいつも身近に置いておきたい。
そして何か問題があるたびに、どのフォーマットを使おうかと思い悩むのだ。



■関連サイト
著者高橋政史さんの公式サイト
http://mindmap.2-d.jp/

1枚の学校
http://creative-management.jp/

posted by macky at 23:04 | Comment(0) | TrackBack(0) | ビジネス書 | edit | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする