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2011年03月20日

Gmail仕事術

メールの超プロが教えるGmail仕事術

メールの超プロが教えるGmail仕事術
樺沢紫苑/著
(サンマーク出版) 2010年


●全てのメールをGmailに集める
ディフェンダーから司令塔にボールを集めるように、あなたが所有する複数のメールアカウントのメールを、一旦Gmailに集めます。
(中略)
複数のアドレスを所有している人は、「捨てメアド」以外の全てのアカウントをGmailで読めるように設定してください。最大で5つのメールアカウントを「POP」設定でGmailに追加することができます。(p32)

☆Gmailとメールソフトは同期させない。(IMAPを使わない)。基本的に、メールチェックはメールソフトで行い、Gmailは迷惑メールのフィルタリングや、検索を用途に使う。「迷惑メールを報告」という機能で2週間ほど鍛えると99%正しく分類される。Gmail以外の迷惑メールフィルタ(プロバイダやメールソフト)は全て外しておく。

●5カテゴリー・メール使い分け術
迷惑メールが送られてきては困るメルアドは、「登録」などには極力使わないようにする。
「登録」、つまり自分のメルアドを他人に知らせる場合は、それ専用の「サブアドレス」を使用する。そして、「サブアドレス」への迷惑メールが増えてきたら、そのメルアドを捨てて、新しいメルアドに乗り換えるということです。
(中略)
「メインアドレス」「サブアドレス1」「サブアドレス2」「受付用アドレス」「捨てアドレス」の5種類に分類します。

「メインアドレス」は、プロバイダ契約時のアドレスです。
アドレスの提供先は、プライベートなど個人に限定し、基本的にアドレス変更は行わないことを目標にします。

「サブアドレス1」は、パソコンメーカーへの個人情報登録など、プライベート以外の信頼できると思われる対象へ提供します。
迷惑メールを受信する可能性は低いですが、いざというときには変更します。

「サブアドレス2」は、信頼できるかどうか判断できない対象へまず提供するためのアドレスです。
迷惑メールが来ることを前提とします。このアドレスを使用して、信頼性が確認できたら、「サブアドレス1」へ変更します。

「受付用アドレス」は、ホームページなどへ掲載する必要がある場合、迷惑メールの受信を前提と考え、受付専用のアドレスとします。
特に事業利用の場合、目的とするメールを見逃さないように、迷惑メールブロック機能を充実させておくことが重要です。
(※できるだけ問い合わせフォームを使ったり、画像を作って表示したり、@を●に変えて記載する)

「捨てアドレス」は、通称、「捨てアド」とも呼ばれます。
無料ダウンロード系、無料アダルト系など、怪しげな対象へ提供します。基本的に迷惑メール以外のメールは来ないことを前提としたアドレスとして使用します。このアドレスはメールソフトでは受信しません。(p46)


☆メインのヤフーアドレスを登録に使っていたので爆発的に迷惑メールが増えた。
問い合わせフォームは、「フォームズ」、「ふぉーむまん」「フォームプロ」などを使う。



●大量の迷惑メールを受信しないコツは、「捨てアドレス」をうまく利用できるかどうかにかかってきます。「捨てメアド」とは、「捨てることを目的に作られたメルアド」のことで、短期間、あるいは一定期間が経過して、迷惑メールが多くなってきたら、そのメルアドを捨てて、別なメルアドに乗り換える。これが「捨てメアド」の基本的な使い方です。(略)迷惑メールの受信数が1日50通とか100通を超えたら「捨てメアド」を破棄する。
(中略)
「捨てメアド」として利用するのに適しているメルアドが、GmailやYahoo!メールなどのフリーメールです。
(中略)
アダルトサイト、出会い系サイトなどに、メルアド入力することはやめましょう。(略)どうしても利用したいという場合は、「捨てメアド」よりもさらにグレードの低い、「超捨てメアド」を作って、それで登録してください。(p47〜49)


●早い返信と丁寧な返信、好まれるのはどっち?
あなたが誰かにメールしたときに、「1時間で返信が来る5行のメール」と「3日後に返信が来る20行のメール」とでは、どちらに対して好感を持つでしょうか?
(中略)
長文のメールというのは、大量の情報が行き交う昨今のネット事情では、むしろあまり歓迎されないのです。
「きちんとした返信をしないといけない」という義務、責任感。そして、仕事に真面目に取り組もうとする姿勢の人ほど、中途半端なメールを返信するのは失礼であると感じてしまい、返信が遅くなってしまう。結果として知らず知らずのうちに、好感度を下げてしまう、ということにもなりかねません。(p68)

☆なるべく早い返信を心掛ける。時間がかかりそうなときは、「その件に関しましては、しっかりと調査したいと思いますので、1週間程度お時間をいただけましたら幸いです」とか「その件に関しましては、社内で検討して、改めてお返事させていただきます」など、とりあえず承りましたというメールを返信しておく。


●メールはまとめて受信する
メールのチェックには、高い集中力を必要としません。ですから、仕事と仕事の合間とか、コーヒーブレイクの最中とか、スキマ時間でも十分に可能です。朝の脳が最も生き生きとして高い集中力を発揮できる時間帯に、メールチェックと返信に30分とか、1時間を費やすというのは、たいへんもったいないと思います。(p70)

☆今まで、朝イチにやってたけどこれからはスキマ時間にやろう。(平日)。ツイッターもしかり。朝、ツイッターを見るだけで30分とかかかってたから。起きてからの三時間は貴重だという意識をもつ。昼飯までに1日の仕事の80%を終了させておく!


●「2分以内に返信できるメールは、今すぐ返信しよう」というのは、仕事を効率化する上で、非常に良いルールだと思います。
(中略)
「(2分で返信できないので)後で返信する」と決めた場合は、「要処理」という意味で「スター」をつけて、目立たせておくべきです。(p73)

☆最近読んだほかの本(「ライフハックスプレス2」)でも2分以内にできることはすぐにやるって書いてあったけど、その元ネタはこの本(デビッド・アレン『ストレスフリーの仕事術』)かもしれない。


●自分の携帯電話や携帯端末からGmailにアクセスするには、携帯のウェブブラウザからhttp://gmail.comにアクセスします。あとはパソコンでの仕様と同様にログインするだけです。
(中略)
通勤の途中で携帯からGmailをチェックし返信できるものは返信する、その日やるべきことをまとめる、などしておけば、会社に着く頃には重要な仕事にすぐ取り組むことができ、大幅な時間の短縮につながります。(p78)

☆試しにやってみたら驚くほど簡単に携帯電話でGメールが見れた。携帯で返信も出来た。
一度パスワードを入れておけば、次からはすぐにメールを確認できる。
これは色々できそう。可能性が広がる。しかもアーカイブに入れたものはちゃんと隠れてる。
気になるのはパケット代。
3/17までで 2,345
3/18までで 3,558


●スターの使い方として推奨すべきは、「要返信」または「要処理」という意味で使うことです。
(中略)
別の使い方としては。例えば「特に重要なメールにスターをつける」というルールを決めておきます。重要な取引先であるA社からのメールに「A社」というラベルをつけると同時に、自動的にスターをつけるようにフィルタ設定しておきます。開封や返信などの処理が終了した時点で、スターをはずすようにします。
(中略)
いわばスターは、メールに関する「ToDoリスト」と言えます。(p94〜96)


●ライフハックの火付け役となったブログ 43Folders のメルリン・マンによって提唱された、「Inbox Zero」というメール処理の方法があります。受信トレイに入ったメールからアクションを取り出し、その後削除するかアーカイブするかによって、受信トレイは常に空の状態にしておく。受信トレイを空にすることで、脳の負担もなくなり、ストレスも軽減するというものです。(p109)

☆偶然、私も同じやり方をしてたけど、「Inbox Zero」っていうのか。いつか機会があれば読んでみたい。樺沢氏はその方法に異を唱える。

●なぜ「Inbox Zero」を採用しないかというと、メールを削除したりアーカイブする時間が無駄だから。そして、「Inbox Zeroを実行しよう」と決めると、受信トレイにメールが残っている状態がストレスになり、「受信トレイを空にしないといけない」という意識によって注意力が妨げられるからです。
(中略)
「重要なメールが100%処理されていれば、全てのメールを処理する必要はない」というのが、樺沢流メール術です。(p110〜112)

☆考えてみれば、受信トレイがゼロの状態は気持ちがいいけど、時間が経てばすぐに迷惑メールでいっぱいになり、それを無駄な時間だと思いつつも、いちいち振り分け設定していたのである。しかも振り分けたものは、時間が無いからほとんど読まない。受信トレイが「多分不要なものでごちゃごちゃにある状態」なのがベストだと思えば気持ち的にもスッキリするかもしれない。重要なものはきちんと振り分けてあることだし(笑)

●Gmailからメールを送信すると、送信した相手先のメルアドが、自動的に「連絡先」に加わります。(p114)

☆アドレス登録って結構面倒なんだけど、Gmailだとラク。しかも連絡先に入っているアドレスは誤って迷惑フォルダに入ることが無くなる。

●「Gmailとメールソフトの二刀流」を実行している人は、メール送信をパソコン上のメールソフトから行っているでしょう。その場合、契約したプロバイダのサーバーからメール送信しているのをGmail経由で送信する設定に変更することをお勧めします。(p114)

☆「Gmail経由」で送信する設定にしておけば、メールソフトで返信した場合でも自動的にGmailの連絡先に追加されるってことかな。→確認してみよう。

●同じ条件での検索を繰り返している、複雑な検索条件を保存したい、そういう場合は、フィルタ機能を使って、繰り返し検索する条件に対して「ラベル」をつけておけばいいのです。(p149)

☆これは便利かも。これ以上ラベルの数を増やしたくないときは、「Gmail Labs」の「クイックリンク」を使う。左サイドにパネルが追加されて、Gmailでよく使うビューにワンクリックでアクセスできるようになる。



●名刺に記載するメルアドは、通常あなたが使用しているメインのメルアドとは微妙に違ったメルアドを記載するようにします。例えば、私の場合は通常のメルアドが「info@kabasawa.jp」だとすれば、名刺のメルアドを「info2@kabasawa.jp」にしておきます。そして、それをGmailに転送するのですが、そこでエイリアス機能を利用します。
通常メルアドは、kabasawa3@gmail.comに転送しているのですが、名刺メルアドはkabasawa3+meishi@gmail.comに転送します。そうすると名刺交換した相手からのメールを全て識別できるようになります。(p245)

☆基本的にはすべてこういう感じで、サブアドレスを作ってGメールに転送、エイリアス機能で振り分けて、フィルタでラベルをつけて、スキップでアーカイブ。

ついでに本書で紹介されたエイリアス機能を使った例(ストレージデータとメールを分類する)
振り分けしやすくなる。1つのアカウントなので検索はしやすい。

アイディア 「XXX+idea@gmail.com」
メモ 「XXX+memo@gmail.com」
ストレージ情報 「XXX+storage@gmail.com」
「XXX+storage01@gmail.com」、「XXX+storage02@gmail.com」、「XXX+STG@gmail.com」など
メルマガ用 「XXX+mailmaga@gmail.com」、「XXX+maga@gmail.com」など
楽天やアマゾンでショッピング用 「XXX+shopping@gmail.com」
名刺用メルアド 「XXX+meishi@gmail.com」に転送

※ピリオドを入れてもエイリアス的に使える。


■本書で紹介された参考サイト
・Gmailの使い方!
http://gmail.1o4.jp/

・Google Mania - グーグルの便利な使い方
http://google-mania.net/

・Gmail(Gメール)の使い方まとめ | Google Mania - グーグルの便利な使い方
http://google-mania.net/webservice/gmail

・迷惑メール相談センター|(財)日本データ通信協会
http://www.dekyo.or.jp/soudan/
 複数アドレス使い分け対策など

評価:★★★★☆
posted by macky at 23:00 | Comment(0) | TrackBack(0) | パソコン | edit | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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